委托拍卖合同及相关文件

委托拍卖合同，也可以是委托拍卖函或人民法院的协助执行通知书。其中包括委托人的相关资料、登记表、证照复印件等，以及标的物的保管、保险、移交等事项的相关资料。

拍卖公告

拍卖公告包括刊登公告的剪报或复印件，或是电视录像、电台广播录音。

标的物资料

标的物资料包括标的物目录。如果标的物有保留价，应提供保留价确认书。如果标的物要求评估或鉴定，应提供评估或鉴定报告。如果需要确认所有权或处分权，应提供委托人对标的物享有所有权或处分权的证明。如果标的物的拍卖需要批准，应提供有关部门的批准文件。

查看拍卖标的物的相关资料

包括查看人的登记资料等。

竞买登记记录

竞买登记记录包括竞买人姓名、竞买牌号、联系电话、身份证明复印件、竞买保证金收据复印件等。如果是委托代理竞买的，还应提供委托授权书，以及委托人和代理人姓名、联系电话、身份证明复印件等。

拍卖规则

根据标的物的不同，拍卖规则可能包括拍卖注意事项，或是拍卖人与竞买人签署的竞买协议书，或是竞买人签署的竞买规则确认书等。

拍卖笔录

拍卖笔录应包括拍卖师和记录人的签名。如果拍卖成交，还应包括买受人的签名。

成交确认书

成交确认书应由买受人和拍卖人签署。

移交标的物的资料

应保存标的物交割的相关书面材料，包括提货单、产权变更的合同标准文本、相关证照副本复印件，以及标的款及佣金付款凭证复印件。

流拍、中止和终止拍卖的相关资料

拍卖资料的管理

1.管理方式

(1)以拍卖会为单元将拍卖的档案内容资料整理存档。

(2)以档案的各项内容为单元，按照年度或月度分类存档。

2.管理要求

(1)资料必须真实、准确、完整，方便查阅。

(2)每个企业(含分支机构)的档案管理方式必须选择其中一种，不可混用。

(3)每个拍卖档案应建立档案目录和编号，编号应反映时间性或主要标的物的属性等。

3.存档时限

自委托拍卖合同终止之日起计算，不得少于五年。

4.检索

企业应建立档案索引。有条件的应建立主要计算机档案索引和主要拍卖指标数据库。主要拍卖数据库应包括：档案编号、拍卖会时间和地点、拍卖师姓名、标的物名称、委托人名称、评估价、保留价、成交价、买受人名称和竞买牌号、买方佣金额、卖方佣金额、交割日期等。暂时不具备条件的企业也应积极创造条件，争取尽快实现档案的电子化。