国家行政机关的公文是一种重要工具，用于传达、贯彻执行党和国家政策、法令，答复问题，指示和商洽工作，报告情况，交流经验。正确运用公文工具对于提高机关工作效率，更好地为社会主义现代化建设服务具有重要作用。
公文应力求精减，注意实效。各级国家行政机关的工作人员，特别是领导干部，应经常深入实际，联系群众，调查研究，发扬实事求是、认真负责的作风。反对脱离实际，脱离群众，凡事依赖公文，依赖行政命令办事的官僚主义、形式主义和文牍主义作风。
各级国家行政机关必须根据“统一领导，分级管理”的原则，明确各部门职责分工，简化手续，减少层次，提高处理公文的质量和效率。
各级国家行政机关的公文处理工作，必须确保党和国家的机密，严格执行保密制度，定期进行保密检查，保证不失密、不泄密。
国家行政机关常用的公文主要有以下几种：
国家行政机关的公文，除综合报告外，应当一文一事。不要在报告中夹带请示。
公文一般应有标题，公文标题应简明扼要概括公文的主要内容，通常由发文机关、公文的主要内容和公文种类三部分组成。
公文应当恰当确定主、抄送机关。主送机关指按照文件的要求，需要对方办理或遵照执行的机关；抄送机关只限于同文件内容有关，需要对方协作的机关。
发文应由发文机关的办公厅（室）统一编号，并加盖发文机关的印章。
公文内容涉及国家机密的，应在文件标题左上角分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”字样。公文内容在时间上要求紧急的，应在文件标题左上角分别注明“急”、“特急”字样。
会议通过的文件，应在标题下注明会议名称和通过的日期。
公文有附件的，应作为公文的组成部分，在本文末尾、发文年月日前面，注明附件的名称和件数。
公文书写一律从左自右横写、横排，公文内引用的数字一律用汉字书写。表明公文条款所用的数字，条与条、款与款的序数用字，前后应当一致。
县以上国家行政机关的公文分为“文件”和“函件”两种。发布带方针、政策性的通知、决定，批转各地区、各部门的经验、报告，以及向国务院请示报告，一般用“文件”；商洽、询问或答复请示事项用“函件”。
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