在商标维权与管理工作中，笔者发现部分企业由于不重视商标档案管理，出现了一系列问题。有的企业不注意保管与商标有关的各类证书文件，想申报绿色食品等相关认证时，因找不到商标注册证，无法办理申报手续。还有部分企业不注意保管商标使用的证明材料，不重视收集保管企业产品的包装、装潢设计图样，印刷、使用等相关资料，不重视收集保存与企业有关的广告、宣传报道，想维权时才发现证据不足。
笔者认为，企业应指定专人专职或兼职管理商标档案，分门别类收集整理商标档案文件，重点保管好以下档案。
1、商标证件档案。
收集商标注册证、核准续展注册证明等文件。商标注册事项涉及变更的，既要收集变更商标注册证明，又要收集相关变更的法律文书。商标是受让取得的，要保存转让证明。如果有必要，可向商标局申请重发商标注册证明。对上述证件，应按照时间顺序、商标核定使用类别建立台账；相关证件出借时要及时登记，并及时归档，防止丢失。
2、商标使用档案。
收集企业使用商标的产品包装、装潢设计稿，设计费用支付凭证；收集与印刷企业签订的包装、装潢印刷合同、支付票据复印件；收集产品使用包装、装潢样张及实物照片。如果企业开辟新市场，要注意保存第一次销售的证明。企业销售票据上的货物名称等项目应尽可能标明商标名称，有必要时可复制销售票据。对企业参加的会展活动，应采用拍照、摄像等方式保存相关资料。如果许可他人使用注册商标，要签订书面合同，及时将合同副本报送商标局备案，并收集归档。
3、商标广告档案。
出现企业商标的报纸、电视、户外广告，要及时收集归档。发布广告的合同、刊登广告的报纸原件、影像资料及户外广告照片，要按时间顺序整理归档，还要注意复制相关广告费用支付的票据。
4、商标宣传档案。
报纸、电视台等相关媒体对企业进行的宣传报道，应按照时间顺序整理成册，影像资料应刻录为光盘保存。
5、商标荣誉档案。
企业要收集自己获得的荣誉证书或表彰文件，牌匾可拍成照片归档。
6、商标保护档案。
商标在申请注册过程中，如果经历异议或争议程序，要收集归档相关异议、争议的裁定书。企业开展打假维权工作时，要注意保存各级司法机关、行政执法机关对企业商标等知识产权予以保护的法律文书原件
哪些文字和图形不能作为商标使用。包括国家标志、外国标志、政府间国际组织标志、官方标志等不得使用与相应名称或标志相同或近似的图案作为商标。同时，地名和图形标志的使用也有一定限制，仅有商品通用名称等标志不得注册，但如果经过使用具有显著特征并便于识别，则可
商标授权协议的相关内容。甲方授权乙方代理销售其制造的产品，并保护其商标专利、宣传品、证照等全部知识产权。协议规定了授权期限、收回授权的条件和情况、协议的变更等内容。同时，双方需遵守协议生效、备案、争议解决等条款。
商标使用许可的三种类型：普通许可、独占许可和排他许可。普通许可是指许可人允许被许可人在特定地域使用注册商标，许可人仍保留权利。独占许可是指被许可人在特定地域享有独占使用权，许可人不得再使用或授予第三人使用。排他许可是指除被许可人外，排除第三人使用商标
商标使用权限到期续展的办理方式。商标注册人可以选择委托商标代理机构或直接去商标局办理续展手续。根据商标法规定，续展需在商标有效期满前十二个月内办理，每次续展有效期为十年。未按时续展的，商标局将注销其商标注册。商标局会对成功续展的商标进行公告。
