在商标维权与管理工作中，笔者发现部分企业由于不重视商标档案管理，出现了一系列问题。有的企业不注意保管与商标有关的各类证书文件，想申报绿色食品等相关认证时，因找不到商标注册证，无法办理申报手续。还有部分企业不注意保管商标使用的证明材料，不重视收集保管企业产品的包装、装潢设计图样，印刷、使用等相关资料，不重视收集保存与企业有关的广告、宣传报道，想维权时才发现证据不足。
笔者认为，企业应指定专人专职或兼职管理商标档案，分门别类收集整理商标档案文件，重点保管好以下档案。
1、商标证件档案。
收集商标注册证、核准续展注册证明等文件。商标注册事项涉及变更的，既要收集变更商标注册证明，又要收集相关变更的法律文书。商标是受让取得的，要保存转让证明。如果有必要，可向商标局申请重发商标注册证明。对上述证件，应按照时间顺序、商标核定使用类别建立台账；相关证件出借时要及时登记，并及时归档，防止丢失。
2、商标使用档案。
收集企业使用商标的产品包装、装潢设计稿，设计费用支付凭证；收集与印刷企业签订的包装、装潢印刷合同、支付票据复印件；收集产品使用包装、装潢样张及实物照片。如果企业开辟新市场，要注意保存第一次销售的证明。企业销售票据上的货物名称等项目应尽可能标明商标名称，有必要时可复制销售票据。对企业参加的会展活动，应采用拍照、摄像等方式保存相关资料。如果许可他人使用注册商标，要签订书面合同，及时将合同副本报送商标局备案，并收集归档。
3、商标广告档案。
出现企业商标的报纸、电视、户外广告，要及时收集归档。发布广告的合同、刊登广告的报纸原件、影像资料及户外广告照片，要按时间顺序整理归档，还要注意复制相关广告费用支付的票据。
4、商标宣传档案。
报纸、电视台等相关媒体对企业进行的宣传报道，应按照时间顺序整理成册，影像资料应刻录为光盘保存。
5、商标荣誉档案。
企业要收集自己获得的荣誉证书或表彰文件，牌匾可拍成照片归档。
6、商标保护档案。
商标在申请注册过程中，如果经历异议或争议程序，要收集归档相关异议、争议的裁定书。企业开展打假维权工作时，要注意保存各级司法机关、行政执法机关对企业商标等知识产权予以保护的法律文书原件
商标许可提前终止费用的处理方式。首先，按照合同约定执行；其次，如果合同没有约定，双方可以协商；最后，如果协商无果，可提起诉讼解决争议。同时，《中华人民共和国商标法》规定了商标注册人可以与别人签订商标使用许可合同，许可人需监督商品质量并标明被许可人的名
商标行政复议所需提交的材料及申请商标异议的注意事项。应提交的书件包括商标异议申请书、明确的异议理由、事实及法律依据等。申请商标异议需注意申请期限、提交日期及异议申请的要求。异议人需明确表述异议理由，以便于对方答辩和商标局审理。
盗用商标权的处罚方式和商标的保护。自然人或法人盗用商标权需承担民事甚至刑事责任，包括赔偿损失、消除影响、判处罚金和有期徒刑等。同时，注册商标应得到保护，包括在宽展期内和续展申请期间的使用情况。确认近似商标也是商标侵权判定的关键，需要考虑商标外观、读音
商标注册证明申请的具体要求。包括填写申请书、申请人名称和章戳的要求、每件申请只能出具一件商标的证明、国际注册商标可申请出具证明以及委托商标代理机构办理申请的相关事项。确保申请人按要求提供准确信息并缴纳相应费用。
