在商标维权与管理工作中，笔者发现部分企业由于不重视商标档案管理，出现了一系列问题。有的企业不注意保管与商标有关的各类证书文件，想申报绿色食品等相关认证时，因找不到商标注册证，无法办理申报手续。还有部分企业不注意保管商标使用的证明材料，不重视收集保管企业产品的包装、装潢设计图样，印刷、使用等相关资料，不重视收集保存与企业有关的广告、宣传报道，想维权时才发现证据不足。
笔者认为，企业应指定专人专职或兼职管理商标档案，分门别类收集整理商标档案文件，重点保管好以下档案。
1、商标证件档案。
收集商标注册证、核准续展注册证明等文件。商标注册事项涉及变更的，既要收集变更商标注册证明，又要收集相关变更的法律文书。商标是受让取得的，要保存转让证明。如果有必要，可向商标局申请重发商标注册证明。对上述证件，应按照时间顺序、商标核定使用类别建立台账；相关证件出借时要及时登记，并及时归档，防止丢失。
2、商标使用档案。
收集企业使用商标的产品包装、装潢设计稿，设计费用支付凭证；收集与印刷企业签订的包装、装潢印刷合同、支付票据复印件；收集产品使用包装、装潢样张及实物照片。如果企业开辟新市场，要注意保存第一次销售的证明。企业销售票据上的货物名称等项目应尽可能标明商标名称，有必要时可复制销售票据。对企业参加的会展活动，应采用拍照、摄像等方式保存相关资料。如果许可他人使用注册商标，要签订书面合同，及时将合同副本报送商标局备案，并收集归档。
3、商标广告档案。
出现企业商标的报纸、电视、户外广告，要及时收集归档。发布广告的合同、刊登广告的报纸原件、影像资料及户外广告照片，要按时间顺序整理归档，还要注意复制相关广告费用支付的票据。
4、商标宣传档案。
报纸、电视台等相关媒体对企业进行的宣传报道，应按照时间顺序整理成册，影像资料应刻录为光盘保存。
5、商标荣誉档案。
企业要收集自己获得的荣誉证书或表彰文件，牌匾可拍成照片归档。
6、商标保护档案。
商标在申请注册过程中，如果经历异议或争议程序，要收集归档相关异议、争议的裁定书。企业开展打假维权工作时，要注意保存各级司法机关、行政执法机关对企业商标等知识产权予以保护的法律文书原件
商标转让及其费用计算方式。商标转让涉及多种转让形式，包括合同转让、继受转让等。转让过程中需办理相关手续并填写申请书。商标是企业的标志，保护商标有助于维护企业形象和信誉，且具有升值潜力。商标申请遵循自愿原则、先申请原则和注册原则。
特许经营合同的宗旨和目的，特许经营项目以及特许经营关系的法律地位。甲方许可乙方在特定区域内使用其独创的“某餐饮公司”中式餐饮特许经营权，开展独家代理业务。合同明确了特许经营权的许可权利、使用方式、许可形式以及甲方的权利和限制。乙方需遵守法律和合同条款
中华人民共和国商标法中关于商标禁用的法律规定。包括与国家标志、外国国家标志、政府间国际组织标志等相同或近似的商标，以及带有民族歧视性、夸大宣传欺骗性、有害于社会主义道德风尚等不良影响的商标都被禁止使用。商标禁用的理论基础在于不得损害社会公共秩序和良好
商标注册证明申请的具体要求。包括填写申请书、申请人名称和章戳的要求、每件申请只能出具一件商标的证明、国际注册商标可申请出具证明以及委托商标代理机构办理申请的相关事项。确保申请人按要求提供准确信息并缴纳相应费用。
