企业文件管理制度

企业文件管理制度

一、总则

根据中央关于文书处理的有关规定，结合我厂的实际情况，特制订本制度，旨在减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。

二、收文的管理

收文的管理主要包括上级函、电、来文，同级函、电、来文，以及本厂上报下发的各种文件、资料。根据党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办归口管理。

三、收文的具体管理措施

1.公文的签收：除厂领导订启的来厂公启文件外，均由厂收发员登记签收后分别交两办机要秘书拆封。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

2.公文的编号保管：两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。外出人员带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管。

3.公文的阅批与分转：正式文件需由两办主任(或副主任)阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办。涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。

4.文件的传阅与催办：传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，阅读文件应抓紧时间，阅后应签名以示负责。两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任。

四、发文的管理

发文的规定：全厂上报下发正式文件的权力分别集中党委和厂部，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。各群众团体、部门需要发文时，应向党委、厂部提出申请，并将文件底稿交两办审核。

发文的范围：发文范围包括党委、厂部发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报。发文主要用于公布全厂规章制度、转发上级文件、公布工厂变动或干部任免事项、公布重大工作决定、发布奖惩决定和通报等。

发文的程序与要求：发文前需向党委、厂部提出申请，草拟文稿时要做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、文字简炼、标点符号正确、书写工整。经审核修改后的文稿，经领导批准签发后，交两办机要秘书统一编号送打字室打印。

五、文件的借阅和清退

借阅文件需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须两办主任同意后方可借阅。借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

六、文件的立卷与归档

文件的归档范围包括上级机关来文、党委、厂部发出的各类文件、会议记录、人民来信、来访记录、参会材料等。文件的立卷要求包括按照内容、名称、作者、时间顺序进行整理归档，保持文件、材料的完整性。立卷时要及时归档重要工作、重要会议形成的文件材料。

七、文件的销毁

对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，两办机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。经审核同意销毁的文件应由两办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。