董事会秘书的职责和作用

董事会秘书是公司高级管理人员，负责对外信息披露和董事会日常事务性工作，对董事会负责。他们在公司内部负责筹备董事会会议和股东大会，并记录会议内容和保管会议文件和记录。

一、董事会秘书的职责

董事会秘书的主要职责包括：

1. 依法准备和递交国家有关部门要求的董事会会议和股东大会报告和文件。
2. 筹备股东大会和董事会会议，并负责记录会议内容和保管会议文件和记录。
3. 负责公司的信息披露事宜，建立并完善信息披露制度，确保信息披露的及时性、合法性、真实性和完整性。
4. 协助董事处理董事会的日常工作，确保他们在行使职权时遵守法律、法规、公司章程和其他相关规定。
5. 处理公司与董事、证券管理部门、证券交易所、中介机构和投资人之间的事务。
6. 接待来访者并回答咨询。
7. 保管股东名册和董事会印章。
8. 参与组织资本市场融资。

二、董事会秘书与投资者沟通

董事会秘书在与投资者沟通方面的工作主要包括：

1. 接听投资者咨询电话。
2. 接待投资者和机构研究员的来访。
3. 定期或不定期组织投资者见面会。
4. 与媒体保持良好关系，通过路演等方式加强与公众的沟通。
5. 回访投资者。
6. 建立和维护公司网站的投资者论坛，加强与投资者的沟通。
7. 就某些议案与投资者进行事前沟通。

在与投资者沟通的方法中，董事会秘书最常使用的是接听投资者电话和接待来访的投资者和研究员。根据调查，85%的董事会秘书接听投资者电话的次数不超过5次，70%的董事会秘书每天接听投资者电话不超过5次，23%的董事会秘书每天接听电话6-10次，还有7%的董事会秘书每天接听投资者电话超过10次。在接待投资者来访方面，90%的董事会秘书每月接待来访者不超过10次，只有1位董事会秘书每月接待来访者不足1次。

董事会秘书在信息披露中的经验判断非常重要。根据调查，81%的董事会秘书认为个人经验判断很重要，41%的董事会秘书认为事前向监管机构咨询很重要，21%的董事会秘书表示需要根据相关法律、法规和规则来进行判断，11%的董事会秘书表示需要遵循董事长或总经理的意见，还有1位董事会秘书认为同事和证券事务代表的意见也很重要。

作为一个职业群体，董事会秘书必须经过证券交易所的专业培训和资格考核，并取得合格证书后由公司董事会聘任，并报交易所备案和公告。全国范围内，董事会秘书的数量不多，随着上市和非上市股份制公司的增加，董事会秘书资源将持续稀缺。

因此，董事会秘书在公司中扮演着不可或缺的辅助角色。