(一) 合同文件包括信誉和背景调查、合同文本草稿、合同审批修改意见、法人授权委托书、对方资质证明文件、各种审批管理表格、合同谈判记录、合同正本及附件、合同签订、变更、解除过程中的信函、电话记录、传真资料、票据凭证及其他资料。
(二) 合同文本包括合同正文和附件。正文经过集团法务部审核后的合同修订稿，附件主要包括《禁止商业贿赂协议》、合同谈判记录、部门讨论记录以及对方授权委托书和资质证件。
(三) 合同文本的形成由经办部门拟稿并传至法务部审订，经过审订后由法务部返还给经办人。如经办人或合同对方不同意法务部的修改建议，经办人需和法务部协商确定最终合同文本。
(四) 合同上传审批流程，合同经办人应先将经法务部修订后的合同文本送对方签字盖章，然后方可上传到EAS审批系统。上传后经办人应及时跟踪相关部门的审批情况，原则上在7日内完成审批。如遇特殊情况，需由我方先盖章的或没有禁止商业贿赂协议和对方资质证件的合同，需经项目总经理同意后方可上传合同文本。
(一) 合同签章流程，集团直属项目合同签约时必须使用合同专用章，原则上不使用行政公章，严禁使用财务章或业务章。各项目公司暂时没有合同专用章的可以加盖公司行政公章。
网上会签完成后，经办人持打印的网上会签审批表到印章管理人处盖章。印章管理人应对合同文本的填写和相关附件对照网上审批系统上传的文本进行核查，并检查公司负责人或经办部门负责人是否签名和填写日期，符合要求的予以盖章，超过二页的合同文本必须加盖骑缝章。同时由印章管理人做好合同文本交接登记，注明合同名称、份数、接收人、接收日期和其余原件存档情况，并做好用章登记工作。需集团公司签章的，由子公司办公室送至集团盖章。凡不符合要求的，印章管理人一律不得盖章。
合同至少一式四份，我方三份，由经办部门、财务部、办公室各一份，印章管理人盖章后直接留存一份作为办公室存档，并同时做好合同台账。
(二) 合同编号，每一份合同都必须有一个编号，不得重复和遗漏。每一份合同包括合同正本及附件、合同文本的签收记录。合同分批履行的情况记录，变更、终止合同的协议，均应一并保管。
(三) 合同台账，合同管理员每月底将所在公司该月合同签订情况建立台账，并报一份到集团法务部备案。
负责审查合同的部门和员工，因工作失职或徇私舞弊而疏忽、放任审查，致使不该签订的合同得到签订而造成经济损失的，应按后果及责任大小，承担相应的行政责任、经济赔偿责任直至法律责任。
(一) 合同经办人的职责
1、审查主体资格是否合法。
2、审查合同的标的应符合当事人经营范围，涉及专营许可的，应具备相应的许可、等级、资质证书。
3、由委托代理人代签合同的，应审查出具真实、有效的法定代表人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明。
合同经办人负责收集对方资质证件、授权委托书等对方公司信息和对方签约人信息。同时经办人应对其提供的资料的真实性负责。
(二) 部门经理、分管负责人审查事项
1、合同的合法性审查。
2、合同的严密性。
3、可行性。
4、合同承办形式审核。
各审核部门在审核时，发现重大错误、遗漏、不妥时，应在审核意见中明确提出修改意见。我方公司对外签约时，一般由公司负责人或部门负责人签字。但是重大合同必须由董事长书面授权委托代理人签字或董事长本人签字。
(一) 合同范本的使用，一般国家或行业有示范文本的，应当优先使用，但在选用时，对涉及权利义务关系的条款经办人和法务部要重点审查。
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