在应收账款管理政策规定的时间内,买方未能按时支付货款,卖方可以考虑采取一些商业性的惩罚措施。这些商业惩罚措施包括:
当客户拖欠货款时,供应商应该考虑是继续供货还是停止供货。停止供货是一项严厉的行动。对于供应商来说,停止供货可能会失去一个客户;对于客户来说,他们可能需要供应商继续供货以维持生产或经营。虽然失去客户可能对供应商来说是一个严重的问题,但需要注意的是,停止供货不仅是一种商业惩罚措施,也是减少信用风险的手段。对于不支付款项的客户,继续供货只会增加供应商的坏账风险。
销售合同通常规定了逾期付款的利息,即供应商有权对逾期账款收取利息。当然,是否收取利息完全取决于供应商的态度。对于暂时遇到财务困难的客户,供应商可能不会行使这一权力。但对于长期拖欠货款的客户,供应商应该行使这一权力。
供应商可以将逾期账款委托给专业的追账机构(如律师)进行追收,这是一种商业性的惩罚措施,也是供应商最后努力的一部分。
1、电话催付
电话催付在债务催收过程中起着非常重要的作用。然而,需要注意的是,电话催付只是催款手段的一种,其效果在很大程度上取决于使用该手段的人。电话催款人员应具备以下条件:专业知识(合同、付款条件、供应商和客户的权利和义务等)、技巧(步骤、说话口气、掌握火候等)、权力(与客户谈判的权力、是否有权对欠账进行减免、是否有权决定停止向债务人供货和提供赊销等)。
在债权快要过诉讼时效时,仍然使用电话催收是有风险的。这时一定要使用书面形式进行催收,以便证明诉讼时效的中断。
2、信函催收
随着电话和传真机的普及,很多企业已不再使用信函进行催账。然而,信函催账的优点不容忽视:采用信函进行催账非常正式,必须明确向债务人传达一个信息,要求按照约定时间付款,不要使用过于谦恭的语言,如“很抱歉在您百忙之中打扰您”。信函的结尾必须给对方确定的付款或回复信函的时间。当然,对于特殊的客户,可以设计一套特别的政策,但必须拥有这样的政策,因为一味容忍对方拖欠款项只会增加成本和坏账风险。最重要的是,信函是证明诉讼时效中断非常有效的证据。
3、传真催收
传真的最大优点是速度快,可以在最短时间内以书面形式让客户了解您的要求。然而,传真的缺点是,看到传真的人很可能不是传真上注明的收件人。因此,在使用传真进行催账时必须非常谨慎,应尽量避免使用威胁性语言。
4、索要确认函和书面付款计划
在催收账款的过程中,获取客户对债务的书面确认或要求对方提供书面付款计划非常重要。首先,书面确认和付款计划比较正式,能给客户留下深刻印象。其次,书面确认和付款计划对于日后通过法律或其他严厉手段追收欠款将起到至关重要的作用。此外,越早获得书面确认或付款计划越好。
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