企业各部门应填制备用金借款单，一方面财务部门需要核定各零星开支，另一方面根据该单据发放现金。
各部门的零星备用金一般不得超过规定数额，但若遇到特殊情况，需要经管理部门经理核准。
各部门借支备用金时，应定期将获得的正式发票送交备用金管理人员(出纳人员)，用于冲销借支款项或补充备用金。
备用金可以通过定额管理和非定额管理两种方法进行管理。定额管理是根据各部门的实际需要和单位的财务负担能力核定备用金的定额，并报请有关领导批准；非定额管理是根据每次业务所需的备用金额度进行预借，并在报销时核销。
财会部门应与相关部门共同制定备用金的使用范围、开支权限、领款和报销手续以及报销期限，并在预借时向专门负责人提供书面说明。
备用金的收支应设立专门的账户，并编制收支日报表提交给财务经理。
根据取得的发票，及时编制备用金支出一览表，以反映备用金的支出情况。
备用金账户应每月结清一次。
出纳人员应妥善保管与备用金相关的各种票据。
各部门在使用定额备用金后，需向财务部门报销。报销期限至少为每月一次。出纳员在审核无误的报销单据后，支付现金给备用金管理人员，补足其原定额。只有在期末终了、撤销定额备用金或更换经办人时，才会全部交还备用金。
非定额备用金一般是根据特定业务的需要进行预借，因此并非长期保留项目。在业务办理完毕后，凭相关票据到财务部门办理报销手续，多退少补，一次结清。下次再使用时，需要重新办理手续，管理上与差旅费的预借和报销相似。
例：月末生产部门备用金保管员小李报销办公用品支出600元。编制会计分录如下：
借：制造费用600
贷：库存现金600
例：年度终了，收回生产部门备用金1000元，待重新核定后再设立备用金。编制会计分录如下：
借：库存现金1000
贷：其他应收款——生产部门备用金1000
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