催收制度的建立对于账款催收的作用

内部合同管理的重要性

合同管理是一项重要的任务，不仅仅是保管合同原件，还需要妥善保管与合同相关的往来传真、备忘录、收货凭证等材料。很多公司没有合同管理制度，导致合同材料分散在业务人员手中，一旦业务人员离职，相关材料也会丢失，从而无法了解合同的执行情况。为避免发生纠纷，应建立合同保管责任制，由业务人员或业务部门经理负责合同的保管，所有与合同执行有关的材料应及时交给专职保管人员，并附上合同执行说明，详细记录合同的执行情况。

加强货款催收的策略

在实际工作中，我们发现关系越好的客户，往往越不愿意及时支付款项。这并不是因为对方没有能力支付，而是因为他们想保持自己手中的现金，以获取更多的利益。因此，加强货款催收至关重要。

第一步：由业务人员负责催收

业务人员是公司最底层的工作人员，可以通过恳求对方来催收款项。在催收过程中，业务人员应承担催收责任，并以可怜兮兮的方式请求对方支付款项。这种方式通常适用于小额款项的催收。然而，这一步骤的时间不宜过长，一般给予两周的时间，若没有效果，则进入下一步。

第二步：财务部核账

财务部核账的目的是告知对方该笔款项已移交给公司统一处理，并核实欠款的事实和数额。这一步骤非常重要，一旦发生诉讼，核账单可以简化双方的法律关系，避免因合同执行中的争议事项而产生纠纷。财务部人员较少，无法专职打电话催账，可以让单位前台或其他人以财务部名义打电话。

第三步：考虑移交法律部门

若以上措施仍然没有效果，说明对方有可能想要拖欠款项。如果对方表示稍后会有一笔款项到账，最多只能相信一次，不应抱有太多期望。若经过以上两个步骤已经进行了三个月仍然没有效果，应考虑移交公司法律部门进行处理。

果断采取法律措施

许多公司担心采取法律措施会损害彼此友好的业务关系，失去一个客户。然而，如果对方不支付款项，友好的业务关系又有何意义呢？与其拖延时间，最终导致翻脸对簿公堂，不如及早采取法律措施收回款项。

在采取法律措施时，也要考虑中国国情，不宜一开始就直接起诉对方。可以先通过口头通知告知对方将采取法律措施，再发律师函，最后才考虑起诉。这样对方就会意识到自己陷入了不人情的境地，即使有任何埋怨也难以成立。

因此，外包公司的账款催收给其他公司进行催收，是一种明智的选择。