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会计档案管理制度

时间:2024-06-15 浏览:44次 来源:由手心律师网整理
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第一章 会计档案管理总则

为加强会计档案管理,保障会计档案的安全、完整和及时性,根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》和财政部《会计档案管理办法》的规定,结合本公司实际情况,制定本办法。

第二章 会计档案管理部门

2.1 公司档案主管部门和财务部门

公司档案主管部门和财务部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。会计档案的具体管理工作由财务部门负责,由财务部门指定专人在专门地点保管。保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。

2.2 分公司和子公司

财务部门及公司内部的分公司和子公司必须建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,以保证会计档案的妥善保管、有序存放、方便查阅,并严防毁损、散失和泄密。

第三章 会计档案归档的范围

3.1 会计凭证

会计凭证包括外来和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表,涉及对外对私改造资料,银行存款(借款)对账单及余额调节表等。年度终了时,必须按照规定进行归档。

3.2 会计账簿

会计账簿包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。

3.3 财务报告

财务报告包括《会计制度》规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报,以及月、季、年度会计报表、报表附注和财务情况说明书。还包括上级主管部门对报告的批复以及社会审计的审计报告。

3.4 其他会计核算资料

凡与会计核算紧密相关的、由会计部门负责办理的具有参考价值的数据资料。

3.5 增值税专用发票和普通发票

第四章 会计档案的整理

会计年度终了后,应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按照材料的关联性,分门别类地组成几个类型的案卷,并按顺序编号。

4.1 会计凭证

(1)按月立卷:每月末将装订成册的凭证,统一登记案卷目录,每月立卷一份。

(2)分散装订:根据凭证的数量,分散装订,确保整齐、牢固和美观。

(3)装订封面的所有内容要填写齐全,包括:单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。

4.2 会计账簿

各种会计账簿在办理完年度结账后,除跨年使用的账簿外,其它均需整理妥善保管。

(1)会计账簿在办理完年度结账后,只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样,不填写其他内容。

(2)会计账簿在装订前,应按照账簿启用表的使用页数,核对各个账户账面是否齐全,是否按顺序排列。

(3)活页账簿去除空白页后,将本账面数项填写齐全,撤去账尺,用坚固耐磨的纸张做封面和封底,装订成册。不同规格的活页账簿不得装订在一起。

(4)会计账簿的装订顺序:会计账簿装订封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计账簿装订封底。

(5)装订后的会计账簿应牢固、平整,不得有折角和掉页现象。

(6)账簿装订的封口处,应加盖装订人印章。

(7)装订后,会计账簿的脊背应平整,并注明所属年度、账簿名称和编号。

(8)会计账簿的编号为一年一编,按照总账、现金日记账、银行存(借)款日记账、分户明细账、辅助账的顺序进行编号。

4.3 会计报表

会计报表编制完成并按时报送后,留存的报表应按月装订成册,年度终了后统一归档保管。

第五章 会计档案的归档保管

1.当年的会计档案在会计年度终了后,可暂由财务部门保管一年,期满后存入档案并由专人保管。

2.会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅和销毁等一系列工作。

3.机构变动或档案管理人员调动时,应办理交接手续。原管理人员应编制会计档案移交清册,将全部案卷逐一点交,接管人员逐一接收。

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